Manual do consultor
Você não precisa saber programar, nem decorar sistema. Precisa saber o que perguntar ao cliente, onde clicar e o que pedir ao Claude. Este manual é isso.
A implantação é sempre a mesma dança: você coleta informação e clica no que precisa de gente; o Claude executa o que é sistema. Cada passo deste manual está dividido assim.
Perguntar ao cliente, criar as colunas do funil, ligar os gatilhos no EVO, conectar o WhatsApp, treinar a equipe. Tudo que exige acesso, decisão ou conversa.
Criar a conta, montar as etiquetas, ligar a integração, clonar as regras, migrar a base, conferir se ficou certo e publicar o material do cliente.
Se você não tem certeza de um passo, pergunte antes de clicar. Desfazer na plataforma é caro: apagar coluna quebra as automações em silêncio, e apagar contato não tem volta.
Confirme na reunião comercial, não no dia da implantação. As duas dependem do cliente e nenhuma se resolve do nosso lado.
1. A unidade tem API Pro no EVO?
É o plano que libera a aba de webhook do CRM no EVO. Sem ele, os avisos automáticos de vencimento, renovação e cobrança recusada não existem — sobra só o aviso de venda, e o pós-venda inteiro cai pela metade.
Pergunte direto a quem administra o EVO. É contratação com a ABC, não configuração.
2. Qual número vai ser a central de atendimento?
Esse número é conectado à plataforma em chat.b2f.com.br e passa a ser por onde a academia inteira atende: o robô responde os novos, a equipe assume os alunos, e tudo fica registrado no mesmo lugar.
Se hoje o WhatsApp é o mesmo da recepção, combine antes como fica a divisão — quem responde o quê.
Junte tudo antes de começar. Com essa lista na mão, a implantação técnica anda sozinha.
| O que pedir | Com quem | Para quê |
|---|---|---|
| Acesso de API do EVO (dns, chave e número da unidade) |
Quem administra o EVO | Ler vendas e receber os avisos |
| E-mail do responsável | Dono ou gestor | Vira o dono da conta no CRM |
| Nome do serviço de aula experimental | Recepção | É o gatilho que move o card — cada academia chama de um jeito |
| Lista de leads da plataforma antiga | Quem cuida do WhatsApp hoje | Migrar sem perder histórico de quem estava em conversa |
| Planos, valores e horários | Comercial | Alimentar o robô |
| As cinco objeções mais comuns | Consultores da academia | Ensinar o robô a responder como a casa responde |
O padrão é: aluno novo vira "regular" em 30 dias, avisos de vencimento em 7 e 1 dia antes, e quem não renova vira ex-aluno depois de 20 dias. Se a academia trabalha com outros números, anote — dá para mudar.
Na ordem. Cada passo diz o que é sua mão, o que pedir ao Claude, e como saber que deu certo antes de seguir.
Cria a empresa do cliente na plataforma, com o usuário dono e a senha de acesso.
Ele abre a ficha do cliente e conduz daqui em diante.
Deu certo se: você consegue entrar na conta do cliente e ela está vazia, sem nenhum funil montado.
O funil tem oito colunas, sempre as mesmas, sempre nesta ordem.
Ele cria as 12 etiquetas com as cores certas e guarda os identificadores das colunas.
Ligue a instância e confirme que aparece conectada antes de seguir.
Deu certo se: o funil tem 8 colunas na ordem, existem 12 etiquetas coloridas e o WhatsApp está conectado.
As automações guardam o endereço interno da coluna, não o nome. Recriar quebra tudo sem dar erro — as regras rodam e o card simplesmente não anda. Precisa mudar o nome? Renomear é seguro.
É aqui que a academia começa a "conversar" com o CRM. A partir deste passo, toda venda, vencimento e cancelamento no EVO vira movimento no funil, sem ninguém digitar nada.
| Avisos do sistema | Avisos de prazo | |
|---|---|---|
| São | 27 avisos: venda, cancelamento, débito quitado, matrícula… | Vencimento em 7 dias, matrícula há 30 dias, cobrança recusada… |
| Quando disparam | Na hora do fato | Em lote, uma vez por dia, de madrugada |
| Quem cadastra | O Claude, automático | Você, no painel do EVO |
| Onde ficam | Aba de integrações/API do EVO | CRM 2.0 → Automação |
Ele faz quatro coisas de uma vez: cadastra a academia, descobre sozinho a configuração do CRM (usuário, funil e instância de WhatsApp), cadastra os 27 avisos do sistema e te devolve o endereço do webhook — o link que você vai colar no EVO.
Eles são cadastrados um a um pela API do EVO, com uma pausa entre cada um para não estourar o limite de chamadas. Leva cerca de dez segundos no total. Se algum já existir, é pulado — pode rodar de novo sem medo de duplicar.
O EVO responde sem confirmação e sem devolver o código do que foi criado, então a skill lista os avisos cadastrados no fim e mostra o que ficou de pé. Confira essa lista antes de seguir.
Em CRM 2.0 → Automação, com a ação Webhook, colando em cada um o endereço que o Claude te passou:
Não crie uma automação por prazo. O EVO deixa pendurar vários webhooks na mesma automação, cada um com seu tempo — é assim que os quatro avisos de vencimento cabem em uma só.
Ele compara o que deveria existir com o que realmente chegou e diz exatamente qual falta. Não pule esta parte — aviso que não foi criado não dá erro em lugar nenhum, simplesmente nunca acontece, e você só descobre pelo funil parado.
Deu certo se: no dia seguinte chegaram avisos de vencimento de todos os prazos que você criou, e a conferência não aponta nenhum faltando.
São 13 regras prontas. Elas movem o card e trocam as etiquetas sozinhas — matrícula, renovação, vencimento, recuperação, cancelamento.
Ele clona tudo, troca os endereços das colunas e testa em modo simulação antes de ligar.
O nome do serviço de aula experimental no catálogo do EVO daquela academia. Cada casa chama de um jeito, e é esse nome que faz o card ir para Aula Agendada. Pergunte à recepção ou peça ao Claude para listar os serviços vendidos nos últimos meses.
Deu certo se: o teste mostra uma regra agindo por evento. Se duas agirem no mesmo, avise — é erro de configuração.
Os alunos entram como card em Aluno Ativo. Os leads antigos entram como contato, sem card, com etiqueta do estágio em que a conversa parou.
Ele mostra o retrato da lista — quantos, de quando, quantos já existem — e pergunta o corte de data antes de escrever qualquer coisa.
Deu certo se: o número de alunos no funil bate com o número de alunos ativos no EVO, e os leads aparecem na busca mas não poluem o quadro.
Card é para quem está em movimento. Trezentos cards parados numa coluna que ninguém trabalha viram ruído, e em duas semanas a equipe para de abrir o quadro. Lead migrado fica como contato: aparece na busca, tem etiqueta, e entra no funil quando voltar a falar.
É o passo mais longo e o único que não tem atalho. O robô atende todo contato novo, qualifica e entrega o lead pronto para o consultor da academia agendar.
Ele redige o texto do robô, a base de conhecimento e o fluxo de triagem. A montagem na plataforma é sua, clicando.
Deu certo se: você manda mensagem de um número desconhecido e o robô responde, cria o card e conduz a conversa.
Teste não prova nada sozinho. Os avisos de vencimento saem uma vez por dia, de madrugada — então a validação real leva um dia.
Ele conta em português: quem mudou de coluna, quem ganhou etiqueta, o que deu errado.
Em um contrato de teste, agende um cancelamento e depois efetive. São as duas regras que podem levar meses para aparecer sozinhas.
Deu certo se: nenhum aluno que renovou foi parar em Recuperação, e quem venceu sem renovar desceu.
Sistema no ar sem rotina definida vira quadro bonito que ninguém abre. Este passo é o que decide se a implantação pega.
Ele gera a página com o funil, as regras e a rotina, com o nome e os números do cliente.
Deu certo se: uma semana depois a aba Recuperação está sendo trabalhada. Se estiver cheia e parada, o problema não é o sistema.
Se aparecer erro em vermelho no log, se um aluno ativo for parar em Recuperação, ou se card nenhum se mover depois de um dia inteiro — não tente consertar clicando. Chame. Mexer no escuro costuma dobrar o estrago.
"O robô vai falar com meus alunos?"
Não. Aluno ativo é direcionado para o atendimento humano e o robô é desligado naquela conversa. Ele cuida de quem chega novo.
"Vou ter que mexer em dois sistemas?"
Não. Sua equipe continua lançando no EVO como sempre. O CRM se move sozinho a partir disso. O único gesto novo é arrastar um card quando o aluno vem para a experimental.
"E se der erro e mandar mensagem errada?"
Antes de rebaixar qualquer aluno, o sistema confere no EVO se ele ainda está ativo. Quem renovou é ignorado pela regra. Errar para menos, nunca para mais.
"Meu histórico de conversa vem junto?"
As pessoas vêm, as conversas antigas não. Por isso todo mundo migrado recebe uma marcação: o robô sabe que não tem histórico e conduz do começo, sem fingir que lembra.
"Quanto tempo até estar funcionando?"
Um dia útil de configuração e mais um dia de observação — os avisos de vencimento saem uma vez por dia. O robô depende do material que a academia entregar.
"E se eu quiser mudar os prazos?"
Dá. Trinta dias para o aluno virar regular, avisos de 7 e 1 dia, vinte dias até virar ex-aluno — tudo negociável na implantação.